Organisation eines Musik Festivals
Arbeitsvorgänge lassen sich mit Hilfe einer Checkliste strukturieren. Zu Beginn werden alle Dinge, die im Zusammenhang mit dem Event zu erledigen sind, notiert. Für die Erledigung einzelner Punkte wird ein zeitliches Limit gesetzt. Mit Hilfe der Fälligkeiten, werden die Tätigkeiten zeitlich chronologisch geordnet. Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie abgehakt. Dieses simple Prinzip verschafft einen Überblick und hilft dabei nichts zu vergessen.
Das Personal richtig zu koordinieren ist eine Herausforderung, die durch eine sinnvolle Aufgabenverteilung zu meistern ist. Die verschiedenen Tätigkeitsfelder sollten in Gruppen aufgeteilt werden. Leitbefugte, die in der Lage sind, ihre Mitarbeiter kompetent zu beaufsichtigen und den Überblick über die Lage behalten, dienen als Bindeglied zwischen Veranstalter und Helfern. Wichtig ist dabei, dass die Kommunikation stimmt und auftretende Probleme zügig besprochen und gelöst werden. Am Veranstaltungstag sollte in einer Time Table festgelegt werden, welche grundlegenden Arbeiten zu welcher Zeit erfolgen und wer die Verantwortung für die pünktliche Ausführung trägt.
Ein Stage Manager beispielsweise koordiniert die Stage Hands und trägt die Verantwortung, den Zeitplan der Bands und Umbauten, einzuhalten. Verspätet sich ein Künstler, muss eventuell kurzfristig die Reihenfolge geändert werden, damit das Veranstaltungsende nicht verschoben wird. Er muss einen Überblick über die Technik haben und sicherstellen, dass diese zur Verfügung steht, sobald sie benötigt wird. Weitere Tätigkeitsbereiche in denen sich der Einsatz von Leitbefugten anbietet sind z. B. Gastronomie und Sicherheit. Die Anzahl und Bereiche der Führungskräfte sollten auf die Veranstaltung abgestimmt werden.