Finanzierung des Musikfestivals
Ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Planung von Veranstaltungen ist eine Kostenübersicht. Überlegen Sie mit Bedacht, welche Fixkosten bei ihrem Event anfallen werden und vergleichen Sie Angebote:
- Bühne, Technik
- Miete für Location, Gestattung
- Infrastruktur: Ausschankwagen, Toiletten, Theken, Kühlgeräte, Aggregate, etc.
- Personal: Security, Techniker, Stage Hands, Theker/-innen,
- GEMA/Versicherungen (z. B. Veranstalterhaftpflicht)
- Künstler: Gage/Doordeal, Unterkunft, Cathering, Backline
- Werbung: Grafik, Website, Plakate/Plakatträger, Flyer, Banner, Anzeigen
Berücksichtigen Sie hierbei welche Mittel Ihnen zur Verfügung stehen!!!
Werben Sie Sponsoren an! In der Regel haben Sie die besten Chancen früh in einem Kalenderjahr, da das Jahresbudget der Unternehmen für PR häufig früh ausgeschöpft ist. Die Höhe der Sponsorengelder hängt von verschiedenen Faktoren wie zum Beispiel der Auflage von Flyern und Plakaten auf denen das Firmenlogo abgebildet wird oder dem Bekanntheitsgrad der Künstler. Vereine können bei der Organisation von Veranstaltungen gegebenenfalls auch Zuschüsse der Stadt oder Kommune beantragen.
Wenn Sie sich einen Überblick über Ihre Mittel und die anfallenden Kosten verschafft haben sollten Sie Ihre Preise (Eintritt, Getränke, etc.) ausarbeiten. Greifen Sie auf Erfahrungswerte zurück, orientieren Sie sich an vergleichbaren Veranstaltungen, berücksichtigen Sie Ihre Kosten und bleiben Sie realistisch! Sind die Preise festgelegt, können Sie auch den Break-Even-Point (BEP) Ihrer Veranstaltung ermitteln. Der BEP gibt die Anzahl der zahlenden Gäste an, die Sie zur Deckung sämtlicher Kosten benötigen. Summieren Sie alle Kosten und ziehen Sie Einnahmen wie zum Beispiel Sponsorengelder oder Standgebühren für externe Catherer ab. Dividieren Sie die ungedeckten Kosten mit dem Eintrittspreis.
Beispiel.:
Ein Festival hat Fixkosten von 15.000 € und der Eintrittspreis liegt bei 15,00 €.
Das Cathering übernimmt eine externe Firma und zahlt dafür insgesamt 3.500 € Standgebühren. Durch Sponsoren werden 4.000 € eingenommen.
BEP = Fixkosten - Einnahmen / Eintrittspreis
= 15.000 € - 7.500 € / 15,00 €
= 500
Ab 500 Besuchern sind alle Kosten gedekt und die Veranstaltung wirft Gewinn ab.